4 Module Von der Anfrage zum Auftrag
Der Weg, den jeder Auftrag nimmt – ohne dass Sie ihn zweimal erfassen.
- Jede Anfrage landet als Karte und wandert von „neu“ bis „gewonnen“ oder „verloren“
- Anfragen aus einem Web-Formular Ihrer Seite laufen automatisch ein
- Notizen mit Zeitstempel, zuständiger Mitarbeiter, geschätzter Wert
- Aus einer gewonnenen Anfrage wird mit einem Klick ein Angebot oder ein Projekt
Gut zu wissen: Neue Anfragen erscheinen ohne Neuladen auf der Tafel – auch wenn sie gerade offen ist.
- Firma oder Privatperson, Anrede, Ansprechpartner, mehrere E-Mail-Adressen nach Zweck
- Kundennummer fortlaufend, Debitorennummer getrennt für die Buchhaltung
- USt-IdNr. auf Knopfdruck beim Bundeszentralamt für Steuern bestätigen
- Reiter „Vorgänge“: alles zum Kunden an einer Stelle – Belege, Tickets, Zeiten, Projekte
- Import aus CSV, auch aus DATEV-Spalten
Gut zu wissen: Umsatzsteuer-Vorgabe je Kunde: Reverse Charge nach § 13b wird beim Beleg automatisch übernommen.
- Positionen aus dem Artikelkatalog oder als Leistungspaket mit hinterlegter Kalkulation
- Titel und Zwischensummen, Positionen frei sortierbar
- Kurztext und Langtext getrennt – der Langtext lässt sich je Position abwählen
- PDF-Vorschau direkt daneben, ohne Umweg über den Download
- Angenommen? Ein Klick macht daraus eine Auftragsbestätigung oder Rechnung
- Leistungsverzeichnisse einlesen (GAEB DA XML, .x81/.x82)
- Einheitspreise eintragen, Summen rechnen live mit
- Angebot als .X83 zurückgeben – die Datei wird vor dem Download gegengeprüft
- Bedarfspositionen zählen nur mit, wenn die Ausschreibung es verlangt
Gut zu wissen: Vor jedem Download wird die erzeugte Datei zurückgelesen und mit dem Original verglichen – eine abgelehnte Angebotsdatei kann die Ausschreibung kosten.
7 Module Auf der Baustelle
Was draußen passiert – auf dem Handy, auch ohne Empfang.
Monteursmodus für unterwegs
Kein zweites Programm, sondern eine eigene, schlankere Ansicht derselben AITwork-Daten – auf den Umgang mit dem Handy zugeschnitten und mit eigenem App-Icon installierbar.
- Einsatz mit einem Tipp starten und abschließen, Wechsel zwischen Kunde und Baustelle ohne Umweg
- Funktioniert auch ohne Netz – erfasste Zeiten und Fotos werden übertragen, sobald wieder Empfang da ist
- Fotos, Checklisten und Kundenunterschrift direkt am Gerät
- Auf dem Startbildschirm ein eigenes Icon – der Monteur muss sich nicht durchs Bürowerkzeug klicken
Plantafel
Wer ist wann wo
- Termine per Ziehen verschieben, Dauer an den Rändern anfassen
- Abwesende sind rot markiert und werden nicht als frei vorgeschlagen
- Doppelbelegungen werden sichtbar, statt sich zu überdecken
- Karte mit den Einsatzorten des Tages
- Tages-, Wochen- und Monatsansicht
- Ziehen und Dauer ändern wie in der Plantafel
- Serientermine – eine verschobene Instanz wird zur Ausnahme, die Serie bleibt
- Fremde Kalender abonnieren – Urlaubsplan, Ferien, Bereitschaft, per Adresse eingebunden
- Der eigene Kalender in Outlook, Apple und Google – als Abo, nicht als Kopie
Zeiterfassung
Timer + Material
- Timer aus der Seitenleiste starten – läuft über jeden Seitenwechsel weiter
- Übersteht sogar das Schließen des Browsers und die Bildschirmsperre
- Material direkt am Zeiteintrag erfassen, aus dem Artikelkatalog
- Viertelstunden-Raster: aus 08:07–09:52 wird 08:00–10:00
- Ansicht „Abzurechnen“ bündelt offene Zeiten je Kunde
Gut zu wissen: Drei Wege zur Rechnung: über den Arbeitsnachweis, direkt aus dem Ticket, oder im Beleg-Editor.
Formulare & Checklisten
Baustellendoku
- Eigene Vorlagen bauen: Text, Zahl, Auswahl, Ja/Nein, Unterschrift, Foto
- Pflichtbegründung bei „Nein“ – wer einen Prüfpunkt verneint, muss sagen warum
- Projektangaben werden beim Ausfüllen eingefroren, nicht live nachgezogen
- Fotos direkt aus der Kamera, verkleinert und am Protokoll gespeichert
- Checklisten hängen am Gerät und tauchen beim Wartungstermin von selbst auf
Objekte & Anlagen
Gebäude und Geräte
- Liegenschaften mit eigener Anschrift, darunter die einzelnen Anlagen
- Hersteller, Modell, Seriennummer, Standort, Wartungsstand
- Datenblätter und Fotos am Gerät
- Ein Gerät kann auch ohne Liegenschaft direkt am Kunden hängen
Gut zu wissen: Seriennummern und Wartungsstände lassen sich offline nachtragen – der häufigste Grund für einen ungepflegten Gerätestamm ist, dass man es am Schreibtisch nicht mehr weiß.
- Kundenanfragen als Vorgang mit vollständigem Verlauf
- Antworten gehen per E-Mail raus, die Rückantwort landet am selben Vorgang
- Interne Notizen sind farblich getrennt und gehen nie raus
- Zeiten direkt am Ticket buchen und abrechnen
Gut zu wissen: Die Vorgangsnummer im Betreff sorgt dafür, dass aus drei Antworten nicht vier Tickets werden.
Zusatzleistungen
Freigabe vor Ort
- Mehrarbeit direkt auf der Baustelle vom Kunden bestätigen lassen – mit Unterschrift auf dem Gerät
- Drei Ausgänge: unterschrieben, Kunde nicht anwesend, Kunde verweigert – keine Zwangs-Falschangabe
- Quittung steht sofort im Gerät, das Büro sieht sie in Echtzeit
- Landet im Arbeitsnachweis, nicht direkt in einer Rechnung – das Büro übernimmt oder verwirft mit Grund
Gut zu wissen: Der Menüpunkt taucht nur auf, solange etwas zu prüfen ansteht. Nichts offen? Dann ist er weg, statt als leere Liste im Weg zu stehen.
5 Module Projekte steuern
Die Klammer über alles, was zu einer Baustelle gehört.
Projekte
mit Nachkalkulation
- Alles zum Projekt an einer Stelle: Belege, Zeiten, Material, Eingangsrechnungen
- Projektstand als Zeitachse – Schritte werden automatisch abgehakt
- Kumulative Abschlags- und Schlussrechnungen: der Kunde zahlt immer die Differenz
- Nachkalkulation: kalkulierte gegen tatsächliche Kosten, je Kostenart
- Ampel zeigt früh, wenn eine Baustelle aus dem Ruder läuft
- Interner Projektchat – Fotos daraus sind zugleich Baudokumentation
Gut zu wissen: Die Nachkalkulation rechnet mit Einkaufs- und Lohnkosten, nicht mit Verkaufspreisen. Wo eine Angabe fehlt, sagt sie es – statt eine saubere Zahl vorzutäuschen.
Arbeitsnachweise
Leistungsnachweis
- Zeiten eines Zeitraums zu einem Nachweis bündeln, mit Material und Bericht
- Fotos und Videos am Nachweis
- Der Kunde bestätigt im Portal oder per Unterschrift
- Ein Klick macht daraus die Rechnung
Gut zu wissen: Zeiten lassen sich als „nicht berechnet“ markieren – sie stehen mit Grund auf der Rechnung und zählen trotzdem in die Nachkalkulation.
Wartungsverträge
wiederkehrend
- Fälligkeiten je Anlage, mit Vorlauf von 30, 60 oder 90 Tagen
- Wartungspauschale hinterlegt, zusätzliche Zeiten und Material kommen dazu
- Checklisten des Geräts erscheinen beim Nachweis automatisch
- Nach der Rechnung wird die nächste Fälligkeit von selbst vorgeschoben
- Aufgaben mit Priorität, Fälligkeit und Zuständigkeit
- Bezug zu Kunde, Ticket oder Projekt
- Aus einem Zeiteintrag heraus anlegen – „Material nachbestellen“ fällt vor Ort ein, nicht am Schreibtisch
Abläufe Betrieb Plus
Ablauf-Manager
- Wenn etwas geschieht – ein Status ändert sich, ein Feld wird gesetzt, eine Frist rückt näher oder ein Zeitplan greift (alle 5 Minuten bis monatlich)
- Nur wenn Bedingungen passen – Status, Priorität, Ort, Zuständiger und mehr, verknüpft mit und/oder
- Dann Aufgabe anlegen, Notiz schreiben, E-Mail senden, ein Feld setzen oder erst eine Weile warten
- 20 Bereiche: Anfragen, Kunden, Tickets, Termine, Projekte, Angebote und Rechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen, Wartungsverträge, Anlagen und mehr
- Platzhalter wie Ticketnummer oder Kundenname in Titel und Text
- Probelauf vor dem Einschalten, Protokoll zu jedem Lauf, „Erneut versuchen“ ab dem gescheiterten Schritt
Gut zu wissen: Ein neuer Ablauf startet pausiert. Grenzen schützen vor Massenaktionen – höchstens 200 E-Mails am Tag, und wer auf einen Schlag mehr als 500 Treffer auslösen würde, hält an, statt Hunderte Aufgaben anzulegen. Gesundheits-, Bank- und Lohndaten kommen in keinem Ablauf vor.
7 Module Büro & Abrechnung
Rechnungen, Geld und der Papierkram drumherum.
Ausgangsrechnungen
E-Rechnung
- ZUGFeRD 2.x und XRechnung – erstellen und einlesen
- Rechnung, Abschlags- und Schlussrechnung, Gutschrift, Mahnung
- Versand per E-Mail direkt aus der App, mit eigenem Postfach oder über uns
- GiroCode zum Scannen auf der Rechnung
- Ab dem Versenden ist der Beleg festgeschrieben – Korrektur nur über Storno
Gut zu wissen: Die Rechnungsnummer wird auf Wunsch erst beim Versenden vergeben. Ein verworfener Entwurf reißt dann keine Lücke in die Nummernfolge.
Eingangsrechnungen
Lieferanten
- E-Rechnungen werden ausgelesen, ohne KI und ohne Kosten
- Reine PDF-Scans liest die KI aus und füllt die Felder vor
- Zuordnung zu Kunde, Projekt oder einer einzelnen Rechnungsposition
- Aufwandskonto wird aus der Historie desselben Lieferanten vorgeschlagen
Buchhaltung
bis zum Steuerberater
- Bankumsätze per CSV, CAMT.053 oder automatisch über die Bankschnittstelle – automatisch ab Betrieb inklusive, in Solo und Team für 9 € im Monat
- Zahlungen den Rechnungen zuordnen – auch Sammel- und Teilzahlungen
- Eindeutige Zahlungen – Rechnungsnummer im Verwendungszweck und Betrag auf den Cent – ordnet AITwork selbst zu, alles andere steht als Vorschlag mit Begründung da
- Offene Posten immer im Blick, auch wenn ein Zeitraumfilter gesetzt ist
- EÜR- und GuV-Auswertung, Umsatzsteuer nach Soll oder Ist
- DATEV-Buchungsstapel samt Belegen als ZIP
Gut zu wissen: Der Zeitraumfilter blendet nie eine offene Rechnung aus – eine unbezahlte Rechnung von 2023 zu verlieren wäre teurer als jede gesparte Ladezeit.
Mahnwesen
Freigabe statt Autopilot
- Fällige Mahnungen dreistufig vorschlagen, freigeben und dann erst versenden
- Kein nächtlicher Automatik-Versand – Sie behalten den Überblick, bevor etwas rausgeht
- Betrag ist immer der offene Rest, auch bei Teilzahlungen
- Eigener Menüpunkt, der nur erscheint, wenn wirklich etwas zu mahnen ist
Gut zu wissen: Eine Mahnung erstellt zieht sofort eine Belegnummer. Deshalb entstehen sie erst auf Ihren Klick – nicht nachts, während niemand hinschaut.
Aboverträge
wiederkehrend
- Monatlich, quartalsweise oder jährlich, mit mehreren Positionen
- Nächtlicher Rechnungslauf erzeugt die Belege automatisch
- Abrechnungszeitraum steht auf jeder Position
- MRR und ARR auf einen Blick
Gut zu wissen: Der 31. verschwindet nicht im Februar: Ein am 31.01. beginnender Vertrag wird zum 28.02. und dann wieder zum 31.03. abgerechnet.
- Stammdaten mit Kreditorennummer für den DATEV-Export
- Übliches Aufwandskonto und Zahlungsziel je Lieferant
- Aus dem Beleg-PDF erkannt und zusammengeführt – „Bechtle AG“ und „BECHTLE“ werden ein Lieferant
Artikel & Leistungspakete
Katalog
- Artikel mit Verkaufs- und Einkaufspreis, Einheit, Kategorie
- Leistungspakete mit Tiefenkalkulation je Kostenart und eigenem Aufschlag
- Wahlweise pauschal oder aufgeschlüsselt auf dem Beleg
- Aufschlag und Selbstkosten erscheinen nie beim Kunden
3 Module Personal & Zeit
Arbeitsrecht, Löhne und wer wann da war.
- Stempeluhr für Kommen, Pause und Gehen
- Hinweise bei fehlenden Pausen, zu kurzer Ruhezeit oder zu langen Arbeitstagen – warnt, blockiert aber nie
- Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Freizeitausgleich
- Korrekturen brauchen einen Grund, der alte Wert bleibt erhalten
- Spesen sowie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
Gut zu wissen: Getrennt von der Zeiterfassung: Dort wird auf Kunde und Projekt gebucht, hier zählt die tatsächliche Anwesenheit.
- Arbeitsverträge mit Gehalt und Kündigungsfrist
- Arbeitszeitmodelle als Zeitscheiben – ein Teilzeitwechsel ändert die Vergangenheit nicht
- Urlaubsanspruch je Jahr, im Ein- und Austrittsjahr gezwölftelt
- Arbeitszeitkonto mit Auszahlung, Korrektur und Verfall
Mitarbeiter & Rollen
Zugänge
- Vier Rollen: Admin, Inhaber, Büro, Monteur
- Jede Rolle sieht nur ihre Module – server-seitig durchgesetzt
- Ein Monteur sieht keine Margen und keine Löhne der Kollegen
6 Module Ablage & Verwaltung
Alles, was man selten braucht und dann sofort.
Zugangsdaten
Passworttresor
- Passwörter verschlüsselt (AES-256), nie im Klartext gespeichert
- Kategorien für Login, VPN, WLAN und Lizenzen
- Anhänge: Lizenzurkunde, VPN-Konfiguration, Foto vom WLAN-Aufkleber
- Am Kunden verknüpft
- Verträge, Zertifikate, Versicherungsunterlagen, Genehmigungen
- Optional an Kunde und Projekt gehängt – oder frei stehend
- Erscheint in den Vorgängen des Kunden
- Firmendaten, Nummernkreise, Preise, Zahlungsziel
- Druckvorlagen-Designer mit Live-Vorschau, DIN 5008
- Eigene Auswahllisten für Tätigkeiten, Prioritäten und Kategorien
- Zu jedem Punkt eine Erklärung auf Knopfdruck
Gut zu wissen: Beim ersten Login führt ein Assistent durch die Angaben, ohne die Rechnungen fehlerhaft wären.
Datenübernahme
Aus dem Altsystem
- Aus Ninox vollständig: Kunden, Artikel, Vorgänge, Belege mit allen Positionen
- Angehängte Dateien und Bilder kommen mit – auch aus einer eigenen Bildtabelle
- Beträge und Positionen werden zeilengenau gegen das Altsystem gegengeprüft
- Altbestand zum Stichtag abschliessen, Nummernkreise nahtlos fortführen
- Aus plancraft und anderen Systemen: Kundenstamm über deren CSV-Ausgabe
Gut zu wissen: Die Übernahme läuft nicht blind durch. Sie zeigt vorher einen Probelauf und hinterher, welche Beträge nicht zusammenpassen – Sie sehen es, bevor Sie damit arbeiten.
Audit-Log
Nachvollziehbar
- Wer hat was wann geändert – mit Vorher- und Nachher-Wert
- Server-seitig protokolliert, vom Anwender nicht umgehbar
- Verlauf direkt am Beleg, Kunden oder Projekt
- Passwörter und Schlüssel landen nie im Protokoll
- Kacheln frei zusammenstellbar – jeder Mitarbeiter für sich
- Offene Tickets, nicht abgerechnete Zeiten, Umsatz, fällige Wartungen
- Zeigt nur, was die Daten hergeben – kein geschöntes „0“